Acuerdo de tratamiento de datos

Este acuerdo establece las condiciones del tratamiento que Huminary Labs SAS, sociedad constituida en Colombia y titular de Repovi, realiza por cuenta de la empresa cliente. Se incorpora a la contratación cuando la oferta o el acuerdo de servicio aceptado lo incluye por referencia. La visita a esta página no constituye por sí sola su aceptación.

La empresa actúa como responsable al determinar las finalidades del tratamiento de los datos personales de sus clientes, proveedores o equipo. Huminary actúa como encargado cuando los procesa siguiendo sus instrucciones para prestar el servicio.

El tratamiento que Huminary realiza como responsable de los datos de sus propios usuarios y de la relación comercial se describe en la política de privacidad.

El tratamiento tiene por objeto prestar las funciones de Repovi contratadas por la empresa. Puede incluir recepción, organización, almacenamiento, consulta, actualización, generación de documentos y reportes, exportación y supresión, según las funciones utilizadas y las instrucciones aplicables.

Comprende los datos identificativos, de contacto y operativos de clientes, proveedores, usuarios y otros contactos que la empresa incorpore. Las categorías concretas dependen de los módulos, archivos y consultas que utilice.

El tratamiento se mantiene durante la prestación del servicio y el período posterior necesario para atender su terminación y las obligaciones legales aplicables. El tratamiento de datos sensibles o de menores requiere verificar previamente su habilitación y las condiciones adecuadas con Huminary.

La empresa determina las finalidades y cuenta con las autorizaciones o fundamentos jurídicos necesarios. Le corresponde informar a los titulares, mantener datos pertinentes y exactos, gestionar los accesos de su equipo y comunicar las solicitudes que requieran intervención de Huminary.

Las operaciones que sus usuarios autorizados solicitan mediante Repovi y las instrucciones documentadas dentro del alcance contratado constituyen instrucciones de tratamiento. Las solicitudes adicionales se coordinan por el canal de privacidad. Si una instrucción plantea una incompatibilidad legal, las partes deben resolverla antes de ejecutar el tratamiento afectado.

• Tratar los datos por cuenta de la empresa para las finalidades e instrucciones acordadas, sin destinarlos a finalidades propias incompatibles.
• Guardar confidencialidad y limitar el acceso de las personas autorizadas a lo necesario para prestar, mantener y proteger el servicio.
• Aplicar medidas técnicas y organizativas adecuadas al tratamiento, conforme a las condiciones contratadas y a la normativa aplicable.
• Colaborar con la empresa en la atención de derechos y en la gestión de incidentes relacionados con el tratamiento a su cargo.
• Informar a la empresa cuando una obligación legal exija un tratamiento distinto, salvo que la propia ley impida esa comunicación.

Para prestar sus funciones, Repovi utiliza proveedores de infraestructura, correo, diagnóstico, pagos e inteligencia artificial. Sus funciones se describen en Servicios que intervienen. El uso de cada proveedor depende de las funciones e integraciones habilitadas.

La contratación debe identificar los proveedores aplicables y las condiciones para recurrir a ellos, incluidos los cambios de proveedores. Cuando exista tratamiento fuera del país, corresponde establecer el mecanismo de transmisión o transferencia que exija la normativa aplicable y las obligaciones de protección correspondientes.

La utilización de una integración no autoriza finalidades ajenas al servicio. La empresa puede solicitar información sobre proveedores, ubicación y condiciones de tratamiento mediante el canal de privacidad.

Las medidas del producto se describen en Seguridad: autenticación, separación por organización, permisos por rol y controles en la base de datos, entre otras. Los requisitos adicionales y niveles de servicio se establecen en las condiciones particulares.

Si Huminary confirma un incidente que comprometa los datos personales tratados por cuenta de la empresa, le comunicará la información disponible y las medidas pertinentes sin dilaciones injustificadas, de acuerdo con las obligaciones aplicables. La empresa mantendrá actualizado su contacto para estas comunicaciones.

Las partes colaborarán en la evaluación, contención y atención del incidente. La comunicación no sustituye las obligaciones de notificación que correspondan a cada parte frente a titulares y autoridades.

La empresa atiende las solicitudes relativas a los tratamientos que determina. Huminary le trasladará las solicitudes que reciba sobre esos datos y prestará la asistencia que corresponda a su función de encargado.

Las solicitudes deben permitir comprobar la identidad y, cuando corresponda, la representación del solicitante. La política de privacidad explica los derechos y canales de atención.

Al terminar el servicio, las partes coordinarán la devolución o supresión de los datos conforme a las instrucciones de la empresa, las funciones disponibles y las condiciones acordadas. Las obligaciones legales de conservación pueden limitar la supresión de determinados registros.

Las condiciones particulares deben precisar el alcance y formato de la devolución, los plazos aplicables y el tratamiento de las copias de respaldo. La información que deba conservarse seguirá sujeta a las medidas de protección y confidencialidad correspondientes.

Para coordinar instrucciones, solicitar información sobre las medidas aplicables o formalizar este acuerdo en tu contratación, escribe a privacidad@repovi.com.

Este marco se interpreta junto con las condiciones particulares y la normativa aplicable, incluida la Ley 1581 de 2012 y las disposiciones sobre tratamiento y transmisión de datos del Decreto 1074 de 2015 en Colombia.